Wykonawca wziął zaliczkę i nie wykonał pracy — co zrobić?

Zaliczka czy zadatek — to ma ogromne znaczenie

Pierwsza i najważniejsza kwestia: czy wpłaciłeś zaliczkę czy zadatek? Oba słowa są stosowane w języku potocznym zamiennie, ale w prawie polskim mają zupełnie inne konsekwencje dla możliwości odzysku pieniędzy.

Krok 1 — Ustal, co dokładnie się stało

Przed wysłaniem jakiegokolwiek pisma, ustal precyzyjnie stan faktyczny:

• Kiedy miała być wykonana praca? Czy był ustalony termin?
• Czy termin upłynął i prace w ogóle się nie zaczęły?
• Czy prace się zaczęły, ale wykonawca porzucił plac?
• Czy wykonawca informował cię o przyczynach opóźnienia?
• Ile zapłaciłeś i na jakim etapie?

Stan faktyczny decyduje o trybie i podstawie prawnej. Inne przepisy mają zastosowanie przy całkowitym niewykonaniu umowy, inne przy częściowym wykonaniu z porzuceniem.

Krok 2 — Wyznaczenie ostatecznego terminu

Nawet jeśli termin z umowy minął — przed odstąpieniem od umowy i żądaniem zwrotu zaliczki powinieneś wyznaczyć wykonawcy ostateczny termin do wykonania pracy. To ważny krok, który:

• Chroni cię przed zarzutem, że nie dałeś wykonawcy szansy naprawienia sytuacji
• Jest wymagany jako przesłanka odstąpienia od umowy w trybie art. 491 KC (zwłoka dłużnika)
• Buduje chronologię wydarzeń istotną w postępowaniu sądowym

Termin powinien być realny, ale krótki — zazwyczaj 7–14 dni. W piśmie napisz wyraźnie: "Wyznaczam Panu/Pani ostateczny termin do wykonania [opis pracy] do dnia [data]. W przypadku niewykonania w wyznaczonym terminie złożę oświadczenie o odstąpieniu od umowy i zażądam zwrotu [kwota] zł."

Krok 3 — Oświadczenie o odstąpieniu od umowy

Jeśli wykonawca nie dotrzymał ostatecznego terminu — wysyłasz oświadczenie o odstąpieniu od umowy. To dokument o kluczowym znaczeniu prawnym. Powinien zawierać:

• Dane stron
• Opis umowy i przedmiotu zlecenia
• Wskazanie terminu realizacji i faktu jego upływu
• Wzmiankę o wcześniejszym wyznaczeniu dodatkowego terminu (z datą i treścią wezwania)
• Wyraźne oświadczenie o odstąpieniu od umowy — ze wskazaniem podstawy prawnej
• Żądanie zwrotu zaliczki / zadatku (ewentualnie podwójnego) w konkretnej kwocie
• Termin zwrotu pieniędzy
• Numer rachunku bankowego

Wyślij oświadczenie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Zachowaj kopię i potwierdzenie nadania.

Krok 4 — Wezwanie do zwrotu pieniędzy

Jeśli po złożeniu oświadczenia o odstąpieniu wykonawca nie zwróci zaliczki — wysyłasz wezwanie do zapłaty ze wskazaniem:

• Kwoty do zwrotu (zaliczka lub dwukrotność zadatku)
• Odsetek za opóźnienie od dnia odstąpienia od umowy
• Terminu zapłaty
• Numeru rachunku

Kiedy możliwe jest odstąpienie bez wcześniejszego wyznaczania terminu?

W pewnych sytuacjach prawo przewiduje możliwość odstąpienia od umowy bez uprzedniego wyznaczania dodatkowego terminu:

• Gdy z okoliczności wynika, że wykonawca w ogóle nie zamierza wykonać pracy (np. zniknął, nie odbiera telefonów, ogłosił zakończenie działalności)
• Gdy termin miał charakter istotny dla stron (np. "ślub za dwa tygodnie" — nie ma sensu czekać kolejne dwa tygodnie na ostateczny termin)
• Gdy wykonawca sam oświadczył, że nie wykona zobowiązania

W tych przypadkach możesz złożyć oświadczenie o odstąpieniu natychmiast, powołując się na art. 492 KC.

Co, jeśli prace częściowo zostały wykonane?

Sytuacja jest bardziej złożona, gdy wykonawca wykonał część pracy, a potem porzucił zlecenie. W takim przypadku:

• Nie możesz żądać zwrotu całej zaliczki — tylko tej części, która odpowiada niewykonanej pracy
• Masz prawo żądać odszkodowania za szkodę wyrządzoną niewykonaniem (np. koszty zatrudnienia innego wykonawcy do dokończenia)
• Jeśli wykonawca był w zwłoce — możesz żądać naprawienia szkody wynikłej z opóźnienia

Kiedy warto zgłosić sprawę na policję?

Jeśli wykonawca wziął zaliczkę i zniknął bez śladu, nie odbiera telefonów i nie reaguje na korespondencję — mogą zachodzić znamiona przestępstwa oszustwa z art. 286 Kodeksu karnego. Kluczowe pytanie: czy w momencie przyjmowania zaliczki wykonawca miał zamiar wykonać pracę, czy od początku planował wyłudzenie pieniędzy.

Zgłoszenie na policję nie zastępuje drogi cywilnej — służy jedynie pociągnięciu sprawcy do odpowiedzialności karnej. Pieniądze odzyskujesz przez sąd cywilny lub w ramach tzw. obowiązku naprawienia szkody orzeczonego w wyroku karnym.

Droga sądowa — kiedy wchodzi w grę?

Jeśli wezwanie do zwrotu zaliczki nie przyniosło skutku, składasz pozew do sądu właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pozwanego. W pozwie wnosisz o:

• Zasądzenie kwoty zaliczki lub podwójnego zadatku
• Zasądzenie odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia wymagalności
• Zasądzenie kosztów procesu

Dla roszczeń do 20 000 zł — tryb uproszczony. Dla wyższych — tryb zwykły lub postępowanie gospodarcze (jeśli obie strony są przedsiębiorcami).

Materiał ma charakter edukacyjny i informacyjny. Nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Stan prawny: czerwiec 2026 r.